"Obtener por escrito" es el mantra de los negocios y la ley. "Get it en papel" es su hermano. Cuando usted "firmar en la línea de puntos", que está firmando un contrato. Una vez firmado el contrato, debe ser almacenado por mucho tiempo. Y el almacenamiento debe ser organizado de manera que se puede recuperar en cualquier momento en el futuro. Todos los de esta organización se lleva a cabo a través de la gestión de contratos y gestión de los proveedores de su primo.
Hasta la segunda mitad del siglo XX, todos los contratos estaban en papel, y el método de organización involucrada carpetas en el archivador. O, más bien las filas, los bancos de archivadores. Presentación de los empleados fueron contratados para supervisar esta organización. Cuando se necesita un contrato, el archivista encuentra el fichero correcto, pasó por las carpetas, y sacó el contrato y se lo dio al jefe. Cuando el contrato ya no era necesario, el jefe de la devolvió al encargado del archivo para ser presentada de nuevo. Dado que ningún sistema de organización es perfecta, este régimen no fue siempre seguido de la letra. Dependiendo de la limpieza del patrón y de la conciencia del encargado del archivo, los contratos pueden acumularse en un escritorio o de la otra. (Contrario a lo que cabría esperar, este desorden aumenta la eficiencia, en cierta medida. Si hay un pequeño número de contratos que deben ser utilizados durante un período de tiempo, es más eficaz para dejar una pequeña pila en la mesa y no de presentación y unfiling.)
La segunda mitad del siglo XX trajo consigo la gestión de documentos mejorado en gran medida a través del desarrollo de la computadora. Ahora, en lugar de los bancos de archivadores, el medio de almacenamiento de elección se ha convertido en el equipo. Pilas y pilas de papel fueron reemplazados por bits electrónicos y bytes. De hecho, los documentos en papel pueden ser escaneados para el almacenamiento de equipo y luego rallado. Más tarde, se desarrolló la red de oficinas de área local (LAN). Bajo este plan, los contratos electrónicos son almacenados en el servidor de la oficina, a disposición de cualquier persona cuya computadora fue conectada a esta red. En este punto, todos los regímenes de organización no se vuelven obsoletos con los archivadores. Un archivo puede ser tan perdido en un equipo como lo es en un archivador. Desde el comienzo de los sistemas informáticos, el almacenamiento electrónico imitado el régimen de presentación física. Originalmente fueron llamados "guías", pero cuando el sistema operativo Windows llegó a existir, la terminología se ajustará de manera que sigue más de cerca la metáfora de almacenamiento de papel. Ahora, en lugar de "directorios", usamos "carpetas" en nuestras computadoras.
Administración de archivos en la computadora tiene beneficios adicionales, más allá de almacenamiento más eficiente. Antes de los sistemas informáticos, la secretaria tenía la tarea de poner el contrato en papel. Esto significaba que todos los contratos tenían que ser escritos de forma individual a menos que haya espacios en blanco para escribir en la información variable, lo que no parecía muy profesional. Ahora, a través de la utilización de procesadores de textos y edición electrónica, plantillas y texto repetitivo puede ser almacenada para su reutilización. Existe incluso un software que permite almacenar todas de estas piezas y se reunirán el documento necesario de estos componentes.
